4 astuces pour être plus efficace lors de vos voyages d’affaires

Les voyages d’affaires sont peut-être devenus moins fréquents depuis la crise sanitaire mondiale, mais cela ne signifie pas qu’ils ont complètement disparu. Pas étonnant : la meilleure technologie au monde ne remplace pas la valeur de l’interaction en personne, que ce soit pour rencontrer un nouveau client, renforcer les relations avec ses collègues ou même acquérir de nouvelles compétences. 

Bien que les voyages d’affaires soient un excellent moyen de stimuler les affaires, ils sont également une source de fatigue et de stress. Ressources limitées, heures de travail irrégulières, sommeil interrompu et distance par rapport à la famille et aux amis : ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles voyager pour le travail n’est souvent pas votre moment le plus productif – à moins que vous ne vous prépariez pleinement et que vous acceptiez le travail agile.

1. Avoir les bons outils

La technologie peut être votre meilleur allié, à condition que vous ayez les bons outils numériques à votre disposition. Plutôt que d’être submergé par une myriade de notifications, organisez vos réunions avec une solution de gestion des réunions. De cette façon, vous saurez exactement quelles sont vos priorités et aurez accès à toute la documentation dont vous avez besoin pour vous préparer. En outre, les outils de gestion de réunion efficaces fonctionnent en ligne et hors ligne, donc vous n’avez pas à vous soucier de trouver une connexion Wi-Fi. Vous pouvez travailler pendant que vous êtes en déplacement ou même pendant le temps de transit d’une manière vraiment agile.

2. Préparer un itinéraire de voyage

Il n’est pas pratique de gaspiller du temps à chercher l’adresse exacte de votre hôtel ou des bureaux de votre client. Préparez plutôt un document qui décrit l’ensemble de votre voyage : vos horaires de vol ou de train, vos références de réservation, les adresses où vous devez vous rendre (et peut-être vos coordonnées GPS si vous louez une voiture) et les numéros de téléphone d’urgence locaux, au cas où.

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3. Restez branchés

Selon vos engagements professionnels et votre fuseau horaire, il peut être difficile de communiquer avec les équipes de votre bureau à domicile. Avant de partir, n’oubliez pas de clarifier les priorités avec vos collaborateurs et d’ajuster votre agenda en conséquence. Par exemple, assurez-vous de supprimer les réunions auxquelles vous n’assisterez pas et, le cas échéant, de désigner quelqu’un pour vous représenter. De plus, envisagez de déléguer certaines responsabilités pendant votre absence et assurez-vous que votre courriel automatisé indique qui contacter pour chaque type de demande.

4. Passez une journée productive en déplacement

À quelle fréquence avez-vous plusieurs heures de travail ininterrompu par semaine? Jamais? Nous le pensions. Profitez-en pendant votre voyage pour examiner des documents et des rapports que vous n’avez habituellement que le temps de parcourir. Passez en revue le procès-verbal des réunions récentes et les mesures prises. En bref, profitez de l’occasion d’être dans les airs pour avoir une vue d’ensemble des projets en cours et avoir une perspective plus large.

Préparez-vous pour votre réunion

Vous avez donc suivi toutes les bonnes étapes pour planifier un voyage d’affaires, mais qu’en est-il de vos objectifs d’affaires et de la réunion elle-même? Prendre note de ce que vous espérez réaliser pendant le voyage peut vous aider à améliorer votre concentration – même si vous voulez simplement communiquer avec de nouveaux contacts ou obtenir un aperçu général d’un nouveau client potentiel. Donnez-vous le plus d’informations possible sur les gens que vous rencontrerez, ainsi que sur les endroits où ils seront. Quel est le code vestimentaire? Si vous visitez un site industriel, par exemple, auriez-vous besoin de chaussures robustes? Si vous allez faire un exposé, quel format prendra-t-il et votre hôte aura-t-il l’équipement dont vous avez besoin? Il suffit d’envoyer un courriel à l’avance pour vérifier s’ils ont des écrans et des câbles appropriés pour vous assurer d’éviter les retards embarrassants ou la confusion qui rendrait votre réunion mal à l’aise. Cette première impression compte donc donnez-vous la meilleure chance d’en faire une bonne. Lire par la suite Moto taxi à Roissy : Les enfants aussi